Welche Spesen muss der Arbeitgeber in der Schweiz übernehmen?

Franken Spesenanspruch

Dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Spesen zu ersetzen hat, ist gesetzlich vorgeschrieben.

Gesetzliche Regelung der Spesen im Arbeitsrecht

Das Gesetz spricht in OR 327a nicht von Spesen, sondern von Auslagen. Die beiden Begriffe meinen aber dasselbe. Nach Art. 327a OR hat der Arbeitgeber den Angestellten alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Bei Arbeit an auswärtigen Arbeitsorten kommen die für den Unterhalt erforderlichen Aufwendungen, also Essensspesen oder Übernachtungsspesen dazu.

Probleme bei Spesen – Auslegung des Begriffes «notwendig»

Eines der klassischen Probleme zwischen Arbeitgeber und Angestellten ist die Frage, ob eine bestimmte Auslage, die der Arbeitnehmer mit der Spesenabrechnung einen Beleg einreicht, tatsächlich nötig war (das OR spricht wie erwähnt von «notwendig entstehend»).

Das Gesetz regelt diese Fälle natürlich nicht im Einzeln, das heisst, es muss immer auf die konkreten Bestimmungen in einem allenfalls bestehenden Spesenreglement, einer möglichen Spesenregelung im Arbeitsvertrag oder allfällige konkrete Weisungen des Arbeitgebers abgestellt werden.

Zudem sind natürlich auch die konkreten Umstände zu berücksichtigen, wie sie sich im Zusammenhang mit der Entstehung der Spesen präsentiert haben. So kann es sich durchaus aufdrängen, für ein Mittagessen mit einem wichtigen Geschäftspartner eben nicht den Hotdog-Stand oder die Betriebskantine, sondern eher das Gourmet-Restaurant aufzusuchen. Auch kann es sich aufdrängen, vielleicht ausnahmsweise auch die erste Klasse im Zug oder Business Class im Flugzeug zu benützen.

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Ein gewisses Ermessen muss hier zumindest dem Mitarbeitenden auf Kaderstufe sicher eingeräumt werden, wobei es seitens des Arbeitnehmers sicher auch nicht verkehrt ist, sich in Fällen der Unsicherheit, und wenn es um höhere Beträge geht (z.B. bei Buchung von Business oder gar First Class, wo üblicherweise Touristenklasse gebucht wird), beim Arbeitgeber zu erkundigen.

Besteht überhaupt keine Spesenregelung, müsste generell wohl darauf abgestellt werden, ob ein Branchenusus besteht.

Probleme bei Spesen – Fixspesen oder Pauschalspesen

Das Gesetz sieht in Art. 327a Abs. 2 OR vor, dass eine fixe Spesenentschädigung zulässig ist, also der Arbeitsvertrag oder ein Spesenreglement vorsehen kann, dass einem Mitarbeiter ein bestimmter Pauschalbetrag (pro Tag, Woche, Monat etc.) als Spesenentschädigung zur Verfügung steht.

Auch hier muss aber in jedem Fall gewährleistet sein – so Art. 327a Abs. 2 in Verbindung mit Abs. 3 OR – dass der ausgerichtete Betrag tatsächlich alle notwendig entstehenden Auslagen zu decken vermag. Eine andere Abmachung im Sinne von «wenn es mehr kostet, müssen Sie das selber bezahlen» ist für notwendige Spesen absolut unzulässig.

Nehmen wir einmal an, ein Arbeitnehmer erhalte eine monatliche pauschale Spesenentschädigung. Es stellt sich nun die Frage, ob der Arbeitgeber eine bestimmte – über diese pauschale Spesenregelung hinausgehende – Zahlung für eine notwendige Ausgabe verweigern darf mit dem Hinweis, der Pauschalbetrag werde in den anderen Monaten nicht erreicht und über das Jahr gerechnet sei die Auslage von der Pauschale gedeckt. Dies dürfte möglich sein. Sind die Kostenüberschreitungen – und die Notwendigkeit der Spesenausgaben – aber belegt, kann sich der Arbeitgeber nicht rausreden und muss die Spesen zahlen.

Auszahlung der Spesen / Spesenvorschuss

Der Arbeitnehmer hat auf Grund von OR 327c ein Anrecht darauf, dass der Arbeitgeber ihm die Spesen mit dem kommenden Monatslohn auszahlt, sofern er seine Spesenabrechnung rechtzeitig eingereicht hat. Ein Zurückhalten seitens des Arbeitgebers ist nicht zulässig, die Vereinbarung einer längeren Zahlungsfrist im Arbeitsvertrag ebenfalls nicht.

In Branchen, in welchen eine kürzere Frist üblich ist – sowie, falls verabredet – hat der Arbeitnehmer sogar ein Anrecht auf Anwendung dieser kürzeren Zahlungsfrist.

Ebenso hat der Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch auf Leistung eines Spesenvorschusses, wenn er regelmässig entsprechende Spesen hat. Dieser Vorschuss muss gemäss Gesetz (OR 327c) mindestens jeden Monat bezahlt werden, kann aber natürlich auch in kürzeren Abständen (z.B. wöchentlich) erfolgen.